Relatórios de extensão

O relatório de atividade de extensão é relevante meio de coleta de dados para produção de informações acerca da extensão universitária da UNIFAP. Ao DEX e à PROEAC cabe estabelecer políticas, diretrizes, estratégias específicas, planos de ação,  acompanhar e produzir sistemas de avaliação da produção extensionista da Universidade (Resolução CONSU/UNIFAP nº 09/2006, art. 22).

É de competência do(a) coordenador(a) da atividade de extensão elaborar e apresentar relatório à unidade acadêmica ou administrativa onde a ação fora originariamente aprovada, e ao DEX, onde está registrada, em prazos previamente estabelecidos, para a apreciação do mérito e publicidade dos resultados e contribuições da atividade (Idem, arts. 14, §1º, 21 e 24).

Os relatórios de atividades de extensão subsidiam a elaboração de boletins de extensão, que tem a finalidade de promover a divulgação dos resultados e contribuições das atividades para a comunidade interna e externa à Universidade, nos sites e redes sociais institucionais.

Órgãos com competência para a regulamentação da extensão universitária no âmbito da UNIFAP, como a PROEAC e o DEX, e com competência para o controle da legalidade e legitimidade das atividades de extensão, como  a Auditoria, Corregedoria, Órgãos Colegiados, Ministério Público, entre outros interessados, podem, a qualquer momento, requisitar relatórios, informações e realizar visitas e inspeções in loco com vistas a acompanhar a execução das atividades de extensão.

Portanto, leia atentamente as orientações e procedimentos descritos aqui, pois a inobservância destes será motivo para reprovação ou devolução de relatórios parcial e/ou final de atividade de extensão.

TIPOS DE RELATÓRIOS

Os relatórios de atividades de extensão são de 2 (dois) tipos: parcial e final, e devem ser apresentados nas situações abaixo:

1. Relatório parcial

a)   Projeto ou programa com período de realização igual ou superior a 1 (um) ano: deve ser encaminhado à cada 6 (seis) meses de execução.

b)   Prorrogação da atividade por período superior a 6 (seis) meses: acontece com a formalização do pedido de prorrogação. Se a prorrogação for inferior a 6 (seis) meses, dispensa-se o relatório parcial.

c)   Atividade fomentada com recursos de editais internos e/ou externos: deve ser encaminhado à cada 6 (seis) meses de execução.

d)    Mudança de coordenação: deve ser encaminhado sempre que houver substituição do(a) coordenador(a), para que seja informado o estágio de execução da atividade.

2. Relatório final

a)    Finalização da atividade: acontece após o término do período de execução previsto no registro.

PRAZO PARA ENTREGA DOS RELATÓRIOS

a) Relatório final: deverá ser encaminhado em até 30 (trinta) dias após a finalização da atividade de extensão.

b)  Relatório parcial: deverá ser encaminhado em até 15 (quinze dias) após a data prevista em quaisquer uma das situações em que ele é solicitado.

CADASTRO E ENVIO DE RELATÓRIO DE ATIVIDADE DE EXTENSÃO

O relatório parcial ou final deverá ser preenchido no SIGAA de acordo com as seguintes instruções:

Para iniciar a operação, acesse o SIGAA → Portal do Docente → Extensão → Relatórios → Relatório de Ações de Extensão.

A seguinte tela será exibida:

Figura 1: Lista de Relatórios de Ações

Nesta tela, é possível visualizar uma lista de relatórios das ações de extensão que participa. Para cada relatório é possível: Cadastrar Relatório Parcial, Cadastrar Relatório Final, Editar/Enviar Relatório, Remover relatório e Ver Relatório.

Para Cadastrar Relatório Parcial, clique no ícone . A página seguinte será exibida:

Figura 2: Cadastro de Relatório Parcial de Cursos e Eventos de Extensão

Nesta tela, o usuário deverá preencher os campos:

  • Esta ação foi realizada: Selecione entre as opções SIM ou NÃO
  • Atividades realizadas: Descreva as atividade realizadas durante a ação de extensão;
  • Resultados obtidos: qualitativos: Informe os resultados qualitativos obtidos a partir da ação;
  • Resultados obtidos: quantitativos: Relate os resultados quantitativos atingidos;
  • Dificuldades encontradas: Informe quais foram as dificuldades encontradas durante o período de realização das atividades;
  • Ajustes realizados durante a execução da ação de extensão: Indique se houve ou não ajustes para que fosse possível realizar a ação de extensão;
  • Público estimado: Insira o valor estimado do público que a ação pretendia atingir;
  • Público real atingido: Informe a quantidade de pessoas que realmente foram atingidas;
  • Total de concluintes: Informe o total de concluintes da extensão;
  • Valor da Taxa de matrícula: Insira o valor cobrado para fazer a matrícula na ação;
  • Valor arrecadado: Informe o valor total arrecadado;
  • Pessoa jurídica: Neste campo, o usuário deverá descrever detalhadamente a utilização dos recursos financeiros;
  • Material de consumo: Neste campo, o usuário deverá descrever detalhadamente a utilização dos recursos financeiros;
  • Descrição: Descreva o arquivo que será anexado com o detalhamento da ação de extensão.
  • Arquivo: Para inserir o arquivo, clique em Selecionar Arquivo. Ao selecionar, clique em Adicionar Arquivo.

Caso queira cadastrar um relatório final, deverá clicar no ícone . A operação será semelhante à explicada anteriormente.

Ao iniciar o cadastro do relatório parcial ou final, o coordenador deverá, na aba objetivos, abrir cada um dos objetivos (clicando sobre ele(s)), e informar o “andamento do objetivo”, a “situação do objetivo”, “o resumo do sobre a execução do objetivo” a partir da reflexão comparativa do que foi proposto com o que foi executado.

Dito isso, é importante ressaltar que em decorrência do modelo de relatório do SIGAA não exigir todas as informações necessárias para a adequada avaliação da extensão universitária na UNIFAP, é necessário que o(a) coordenador(a) adicione na aba Adicionar Arquivo, os seguintes documentos:

Para relatório parcial:

  1. Modelo de relatório parcial de programa ou projeto (disponível aqui);
  2. Arquivo em formato Word com quatro fotos tiradas durante a realização da atividade de extensão.

Para relatório final:

  1. Arquivo em formato Word com quatro fotos tiradas durante a realização da atividade de extensão;
  2. Modelo de relatório final de evento (disponível aqui), curso (disponível aqui), ou modelo de relatório final de programa ou projeto (disponível aqui);
  3. Relatório individual de atividades de bolsista de extensão (quando houver bolsista);
  4. Termo de consentimento para utilização de assinatura digitalizada (disponível aqui);
  5. Outros documentos comprobatórios da execução da atividade, tais como folhetos de divulgação, artigos, resumos publicados em eventos etc (se houver).

Mas ATENÇÃO, antes de enviar o relatório é importante:

Verificar se todos os membros da equipe organizadora estão cadastrados e as suas respectivas cargas horárias (caminho: SIGAA → Módulos → Portal do Docente → Extensão → Ações de Extensão → Gerenciar Ações → Gerenciar Equipes Organizadoras).

– Caso tenha alguma divergência com relação a carga horária ou falte algum membro na equipe organizadora, procurar o DEx para obter instruções de como corrigir as inconsistências.

Em caso de Eventos e Cursos deve ser verificado ainda se todos os participantes estão cadastrados (caminho: SIGAA → Módulos → Portal do Docente → Extensão → Ações de Extensão → Gerenciar Ações → Gerenciar Participantes).

 

VALIDAÇÃO DO RELATÓRIO E SEUS EFEITOS

A validação do DEx é feita com base na constatação de que o(a) coordenador(a) preencheu adequadamente o relatório eletrônico do SIGAA e enviou os arquivos supracitados.

A aprovação do relatório final conclui a atividade no SIGAA e autoriza a emissão de certificados de participação. Os resultados informados servirão para elaboração do relatório de gestão da UNIFAP e boletim de extensão.

A não validação ou reprovação de relatório impede o registro de nova atividade, a emissão de certificados, a participação em edital de fomento da PROEAC e publicação dos resultados e contribuições nos boletins de extensão.