Instrução de uso

OBJETIVO: Regulamentar e disciplinar os procedimentos para a utilização do anfiteatro da Universidade Federal do Amapá, a fim de estabelecer convivência harmônica e garantir a conservação e a preservação de suas instalações físicas, mobiliários, bem como dos equipamentos de projeção e sonorização.
                
FINALIDADE: O anfiteatro é um espaço destinado precipuamente para a realização de atividades de cunho acadêmico, científico e cultural, colação de grau, recepção aos novos alunos, atividades administrativas, congressos,  conferências,  seminários,  colóquios, workshops e atividades afins.
 
DA UTILIZAÇÃO:
 
1. A utilização do anfiteatro deve ser aquela destinada com fim específico para o qual os espaços foram cedidos;
 
2. A previsão estimada de público para reserva deve ser de no mínimo mínimo 150 e no máximo 400 pessoas.
 
3. A PROEAC não disponibiliza pessoal para transporte de qualquer material e/ou equipamento para os eventos;
 
4. É permitido ao usuário colocar arranjo de flores naturais na mesa de honra, bem como outros elementos/materiais decorativos que fomentem o evento, desde que não ocasione danos aos espaços físicos;
 
5. Todo e qualquer material ou equipamento que for trazido para o anfiteatro pelos organizadores ou participantes do evento ficará sob a inteira responsabilidade de quem os trouxer. A PROEAC não se responsabiliza por perdas ou danos desses materiais, os quais deverão ser retirados imediatamente após o término do evento;
 
6. É de inteira responsabilidade da coordenação do evento providenciar: pessoal de apoio, copos descartáveis, mesa para coffebreak, decoração, recursos áudio visuais (microfones, datashow, jogo de luz etc.), pedestal, porta bandeira, cavalete, papel higiênico, papel toalha, sabão para as mãos, tudo que se fizer necessário para realização do evento.
 
7. A PROEAC pode suspender ou proibir o direito de uso daqueles solicitantes que fizeram má utilização do espaço. A PROEAC também se reserva no direito de recusar a cessão do anfiteatro sempre que considerar conveniente;
 
8. A exposição de materiais publicitários e a montagem de stands em espaços adjacentes ao anfiteatro estão sujeitas à autorização prévia.  O  controle  e  a retirada desses materiais são de responsabilidade do organizador do evento, devendo ser providenciados imediatamente após o término da atividade;
 
9. Ocorrendo danos ao mobiliário ou equipamento, advindos da má utilização, o responsável terá de repor, com itens de mesma especificação e valor;
 
10. A PROEAC não se responsabiliza pelas reservas e pelas solicitações de utilização que não estejam em consonância com estas normas;
 
11. Todas as alterações nos programas dos eventos  já agendados, que  impliquem alterações em relação aos equipamentos ou serviço de apoio necessário deverão ser comunicados, imediatamente à PROEAC para proceder ao ajuste;
 
12. Para a verificação das condições do auditório, o solicitante terá acesso ao local sempre acompanhado de pessoal indicado pela PROEAC, mediante marcação prévia;
 
13. O solicitante deve comunicar à PROEAC sobre todos os problemas ou deficiências que detectarem no anfiteatro, a fim de que a pró-reitoria possa suprir  as  inconveniências  no  mais breve espaço de tempo possível.
 
DAS PROIBIÇÕES
 
Durante a realização do evento não serão permitidos:
 
1. Serviços de coffee-break e outras recepções na parte interna do anfiteatro;
 
2. Número de usuários superior à lotação;
 
3. A obstrução dos corredores e da área de circulação com mobiliários avulsos;
 
4. Fumar, utilizar materiais explosivos, inflamáveis, tóxicos, nocivos ou qualquer  material  que possa danificar a decoração e a estrutura do espaço, seu interior ou suas  áreas adjacentes;
 
5. Afixação de cartazes, avisos, faixas e banners nas paredes internas e externas do anfiteatro. No entanto, é permitida a utilização de cavaletes ou quadros específicos, desde que não danifiquem o piso ou as paredes.
 
6. O acesso de vendedores ambulantes de comidas e bebidas nas dependências da instituição
 
SERVIÇOS DE COFFEE-BREAK
 
1. Os custos com coffee-break e a preparação do espaço (materiais de apoio como mesas, toalhas, papel toalha, guardanapos, copos descartáveis, louças, bandejas, suprimentos de informática, papelaria e outros) são de responsabilidade do solicitante.
 
HORÁRIOS DE FUNCIONAMENTO:
 
O funcionamento do auditório é de segunda à sexta-feira, horário de 7:30 às 22:00 horas, divididos em três turnos para os pedidos de pré-reserva:

  • PERÍODO MATUTINO: 8:00 às 12:00 horas;
  • PERÍODO VESPERTINO: 14:00 às 18:00 horas;
  • PERÍODO NOTURNO: 19:00 às 22:00 horas.

 

DAS RESERVAS:
  1. Os pedidos de pré-reserva deverão enviados por memorando eletrônico ao DEX/PROEAC, quando se tratar de unidades internas; e por ofícios quando se tratar de instituições externas.
  2. Os ofícios deverão ser entregues na PROEAC, endereçados à Sra. Kelly Huany de Melo Braga – Diretora do Departamento de Extensão
  3.  No pedido de reserva deverão ser informados:
    • Nome do evento;
    • Nome do coordenador(a) do evento;
    • Período de realização;
    • Programação;
    • Público-alvo;
    • Quantidade de participantes;
    • Telefones para contato com o responsável pela solicitação;
    • E-mail do responsável pela solicitação
  4.  A UNIFAP não se responsabilizará pela suspensão ou cancelamento de qualquer evento, bem como por qualquer dano causado ao cessionário, decorrente de caso fortuito ou força maior (falta de energia elétrica, água, greve, eventos naturais, defeito de equipamento essencial, etc.).
  5.  Tempo de Reserva: O agendamento poderá ser realizado por um período máximo e ininterrupto de até 5 dias úteis.
  6.  A UNIFAP não se responsabilizará pela suspensão ou cancelamento de qualquer evento, bem como por qualquer dano causado ao cessionário, decorrente de caso fortuito ou força maior (falta de energia elétrica, água, greve, eventos naturais, defeito de equipamento essencial, etc.).
  7.  O pedido de cancelamento ou remarcação de reserva do anfiteatro deverá ser feito pessoalmente no DEX/PROEAC, com no mínimo 3 (três) dias úteis de antecedência da data do evento;
  8.  A programação deverá iniciar e terminar nos horários previstos e informados na reserva;
  9.  O solicitante deverá assinar termo de compromisso e responsabilidade, realizar vistoria  antes e após o evento, assegurando a correta utilização e preservação.
  10.  Os casos omissos e as outras dúvidas que surgirem quanto à utilização  serão  resolvidos pela PROEAC.
 
DA ENTREGA DAS CHAVES E VISTORIA
 
1. Deferido o pedido, o requerente entregará o TERMO DE COMPROMISSO E RESPONSABILIDADE assinado e agendará a assinatura da cautela do MOLHO DE CHAVES e do Termo de vistoria, que deverá ser no máximo 1 (um) dia antes do evento. A ausência de representante do evento para realização dos procedimentos descritos implicará no cancelamento automático do agendamento do evento. 
 
DAS RESPONSABILIDADES
1. É de total responsabilidade da equipe coordenadora do evento e suas ações, qualquer dano, avaria e limpeza do espaço físico, aos equipamentos e mobília instalados no espaço utilizado pelo evento. Ficando estabelecido que responderá dentro da jurisprudência exigida pela lei  
 
DA TAXA DE UTILIZAÇÃO
1. Quando a solicitação do anfiteatro for realizada por público externo à UNIFAP, ficarão sujeitos ao pagamento de taxa de utilização, salvo se  forem  instituições de benemerência, de reconhecida utilidade públicas, ou Instituições com as quais a UNIFAP tenha acordos preferenciais de colaboração;
 
2. O recolhimento dos valores a que se refere este Regulamento será efetuado na conta única da Universidade, através da Guia de Recolhimento da União – GRU.
 
3. Excepcionalmente, a taxa de utilização poderá ser revertida em permuta por material de consumo rotineiramente utilizado na manutenção do ANFITEATRO. Quando a  permuta  for autorizada, o solicitante deverá assinar termo de doação e apresentar a  respectiva  nota fiscal do material.
 
 
Prof. Dr. João Batista Gomes de Oliveira
Pró-Reitor de Extensão e Ações Comunitárias
Portaria nº 1720/2018 – UNIFAP
Os casos omissos, não previstos neste, serão resolvidos pela PROEAC (96) 3312-1746.

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