O Projeto POP, sigla que significa Procedimentos Operacionais Padrão, vem sendo desenvolvido pela Proplan – Pró Reitoria de Planejamento da Universidade Federal do Amapá, desde dezembro de 2014. Visando melhorar os trâmites administrativos dos processos na Universidade, implantando um novo modelo de gestão, rompendo com o modelo funcional e burocrático e envolve confecção de mapa de processos e estruturação de sítio na internet, de cada setor. Justifica-se a implementação do Projeto POP – Unifap pela necessidade de revisão da estrutura administrativa, norteamento das atividades administrativas e acadêmicas, atualização dos manuais de normas e procedimentos, descentralização administrativas e pedagógicas e transformação dos departamentos em unidades acadêmicas administrativas, através do mapeamento de processos, o que possibilita o correto diagnóstico da situação de cada setor e unidade e permite, assim, a modelagem desses processos em um patamar de eficiência mais elevado, melhorando substancialmente a qualidade dos trabalhos executados, reduzindo o tempo de execução, a quantidade de atividades de retrabalho, facilitando o treinamento e a capacitação de pessoal, unidades acadêmicas e administrativas exercendo atividades de forma descentralizadas, foco na descentralização orçamentária, melhorias de processos, facilitando a compreensão do gestor sobre procedimentos do setor.
Processo (BPM CBOK v3.0, 2014) é um conjunto de atividades interdependentes, ordenadas no tempo e espaço de forma encadeada, que ocorrem como resposta a eventos e que possui um objetivo, início, fim, entradas e saídas bem definidos – facilitando o processo de negócios.
O Estado burocrático comporta instituições basicamente hierarquizadas e controle enfocado nos processos. Tinha como objetivo combater a corrupção e o nepotismo patrimonialista. Burocracia é administração da coisa pública por funcionário sujeito a hierarquia e regulamento rígidos, e a uma rotina inflexível.
Administração pública gerencial, no modelo funcional, é aquela construída sobre bases que consideram o Estado uma grande empresa cujos serviços são destinados aos seus clientes, outrora cidadãos; com foco na eficiência dos serviços, na avaliação de desempenho e no controle de resultados. O Estado gerencial tem uma administração baseada em concepção democrática e plural – ela repousa em descentralizações política e administrativa, a instituição de formatos organizacionais com poucos níveis hierárquicos, flexibilidade organizacional, controle de resultados. Com intuito de dar publicidade, governabilidade e flexibilizar, a governança foca-se em processo de negócio.
Mas o que é Processo de Negócio?
Um processo de negócio é uma sequência contínua de atividades empresariais com finalidade de gerar resultados. O ponto de partida e o produto final do processo de negócio é o resultado sólido utilizado pelo “cliente” corporativo e externo (SCHEER, 1999 apud, BROCKE e ROSEMANN, 2013, p.280). Os processos de negócio possibilitam que a empresa crie sua cadeia de valor e também se concentre no cliente no momento que cria resultados (Hammer e Champy,1993 apud, BROCKE e ROSEMANN, 2013, p.280).
Diversas vantagens apresentam-se em um modelo de gestão de processos, dentro de uma organização – pode-se citar alguns deles, como: melhor aproveitamento de tempo, integração entre áreas, rapidez na tomada de decisão, mais qualidade no produto ou serviço e melhoria contínua, integração com a estratégia da organização.
O gerenciamento por processos é importante quando se busca projeção e consolidação da imagem da empresa e a satisfação do cliente. O mapeamento das atividades é de extrema importância para que todos tenham uma visão do produto final, conhecendo assim a representatividade do seu trabalho e suas interfaces. A principal função da gestão por processos é cumprir as metas estabelecidas no planejamento estratégico da empresa com eficiência e eficácia. O mapeamento dos processos também viabiliza o entendimento das relações de causas e efeitos entre os problemas, dos impactos ao longo da cadeia e os efeitos percebidos pelos clientes. Sua implementação exige comprometimento de todos principalmente da alta direção, pois mudanças na cultura, no controle e hierarquia da empresa certamente acontecerá. A abordagem por processos é um trabalho de longo prazo, porém seus resultados aparecem facilmente.
Links e Publicações
Coordenação Projeto POP Unifap: www2.unifap.br/diespo
Coordenação do Projeto de extensão POP Unifap: www2.unifap.br/projeto de extensão
Bizagi Process modeler – http://www.bizagi.com/en/products/bizagi-process-modeler
ABPMP – Brasil: http://www.abpmp-br.org/
ABPMP – International: http://www.abpmp.org/
