ORDEM DE SERVIÇO 003/2017-UNIFAP
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COMO SERÁ?
A Ordem de Serviço estabelece o prazo de até 60 dias após a sua publicação para que toda a submissão de processos administrativos seja exclusivamente em meio eletrônico. Isto significa que a produção e tramitação do processo administrativo ocorrerão inteiramente em meio digital.
A submissão do processo em meio físico será aceito mediante justificativa pelo período de 06 meses cabendo à chefia imediata acatá-la ou não.
DIVULGAÇÃO E CAPACITAÇÃO
Ao longo das próximas semanas serão realizadas palestras e atividades de divulgação em mídias sociais sobre o Processo Eletrônico. Na página do Processo Eletrônico serão disponibilizados manuais e vídeos tutoriais para facilitar o entendimento dessa nova fase de transição do documento físico para o digital.
A capacitação será realizada de maneira específica com servidores designados por cada Pró-Reitoria de maneira que possam auxiliar os demais a sanar quaisquer dúvidas que porventura venham a surgir. Para os demais servidores a capacitação ocorrerá de maneira geral utilizando os materiais que poderão ser encontrados na página.
PROTOCOLO
O setor do protocolo também vai mudar. Com o advento do Processo Eletrônico algumas de suas atividades típicas serão descentralizadas. A produção dos processos não serão mais realizados por intermédio do Protocolo. A Ordem de Serviço estabelece as seguintes Unidades Protocolizadoras que serão responsáveis pela abertura do Processo Eletrônico incluindo as suas respectivas secretarias:
- Reitoria
- Pró-reitorias
- Unidades Organizacionais vinculadas diretamente à Reitoria
- Departamentos Acadêmicos
- Direção de Campus
Por outro lado, o Protocolo expande a sua relação com os usuários externos. O Decreto 8539 estabelece que os documentos em papel recebidos poderão ser digitalizados e devolvidos imediatamente aos interessados. Ou ficar sob a guarda da Administração para posterior digitalização e devolução aos interessados. E na hipótese da inviabilização da digitalização este permanece sob a guarda da Administração onde será tramitado de forma híbrida conforme o fluxo do processo.
SOLICITAÇÃO DE INFORMAÇÕES
A solicitação de informação serão atendidas por meio do portal público. Quando a solicitação for originada por meio judicial ou Órgãos de controle (CGU e TCU por exemplo) será fornecido o acesso com perfil de auditoria.
MAIS INFORMAÇÕES
http://www2.unifap.br/pen/
